Les coulisses d’une mission réussie en Junior-Entreprise : de la préparation à la finalisation

Comment les Junior-Entreprises parviennent-elles à garantir la qualité des missions réalisées tout en respectant les délais et exigences professionnelles des entreprises clientes ?

Les Junior-Entreprises ont pour objet de réaliser des études à plus-value pédagogique et entrant dans leurs domaines de compétences. Ces études sont des projets consistant en une phase préparatoire d’analyse, une phase de réalisation et une phase de synthèse. Elles sont, pour les étudiants, un moyen de mettre en pratique leurs connaissances.

Leur déroulement suit une procédure bien précise, de la recherche du client au rendu des livrables.

1. Prospecter, démarcher, trouver la mission

C’est à cette étape que les chargés de développement commercial entrent en jeu: leur rôle est de trouver l’entreprise qui signera pour l’étude à réaliser.

La demande peut être spontanée de la part du client, ou être une réponse positive à la prospection.

Ils devront également négocier les termes et conditions du projet, et notamment discuter d’un prix, en s’assurant que l’offre est à la fois attractive pour le client et rentable pour la Junior-Entreprise.

Au terme de cette étape, la mission doit être attribuée à un Chef de Projet, qui en effectuera le suivi, jusqu’au rendu des livrables.

2. En amont de la réalisation: préparer son étude

Il est crucial pour le Chef de Projet d’appréhender la mission en ayant une connaissance précise des attentes du client. Pour cela, un premier rendez-vous a lieu afin de les cerner. Souvent, le client arrive avec des attentes pour son projet, mais il faudra le guider pour spécifier ses besoins, en tant qu’expert dans notre domaine.

Un devis et un budget sont alors rédigés par les responsables de développement commercial, avant d’être validés ou non par le client.

La convention d’étude est ensuite rédigée, permettant d’encadrer juridiquement la relation entre la Junior-Entreprise et le client, spécifiant les termes et conditions de la mission (objet, durée, financement), en mentionnant la clause de confidentialité, la propriété des livrables, les mécanismes de résolution des litiges, et les clauses de modification ou résiliation.

Un premier récapitulatif de mission est émis, servant de contrat entre la Junior-Entreprise et le Chef de Projet (le premier intervenant dans cette mission).

3. Réunir une équipe d’intervenants

L’enjeu est ici de trouver un juste milieu entre compétences techniques requises, compétences appréciables et compétences qui pourront être acquises au cours de la mission.

Sont d’abord identifiées les différentes fonctions de la mission (rédacteur, data analyst, administrateur…). Puis, les prérequis et compétences sont listés.

Une offre de mission doit être ensuite communiquée, afin de récolter le plus de volontaires possible (via la page Facebook dédiée et un listing de mails). La candidature des étudiants pour la mission se fait par envoi de leur CV et lettre de motivation.

Une fois les intervenants recrutés, il est temps de rédiger les récapitulatifs de mission suivants (destinés aux intervenants) et de les signer. Y sont décrits le contexte de la mission, le détail des phases avec leurs JEH (Journée Équivalent Homme associées, les dates de début et de fin de mission, ainsi que la rétribution prévue.

Avant le lancement, une facture d’acompte sera émise, par sécurité pour la Junior. En fonction du client (de la multinationale au particulier), l’acompte représentera un pourcentage de 20 à 60% du prix de la mission.

4. La réalisation de la mission

Par l’intermédiaire du Chef de Projet, l’intervenant est mis au courant des attentes du client.

Il dispose ainsi d’une durée précise pour effectuer sa mission: animation de forums, rédaction de fiches, d’articles, interview… Le plus souvent, le temps accordé à la mission est géré en autonomie par l’intervenant.

5. Contrôle qualité et rendu des livrables

Une fois les livrables achevés, ils sont envoyés au Chef de Projet pour leur relecture, puis envoyés au client. Enfin, un procès-verbal de recette finale est rédigé : c’est le document qui atteste de la fin de la mission et de la validation du travail accompli, par le client qui reconnaît que la prestation répond aux exigences définies dans la convention d’étude.

Dans le cas d’études de plus longue durée, des livrables intermédiaires peuvent être envoyés, accompagnés d’un procès-verbal de recette intermédiaire.

6. Fin de la mission

Afin de conclure le projet, une facture de solde est émise par la trésorerie et le paiement est effectué par le client.

Des questionnaires de satisfaction doivent être remplis par les deux parties: client et intervenant. Ceux-ci permettront d’améliorer un ou plusieurs axes des futures missions.

Enfin, les bulletins de versement sont rédigés à destination des intervenants, qui reçoivent alors leur rétribution.

Rédaction : Anaïs SOURDET, responsable Édito-Sponsors chez ProVéto Junior Conseil